Sistema que integra la inteligencia artificial para agilizar y transparentar las inspecciones ambientales.
RESUMEN
La inteligencia artificial está impulsando un cambio de paradigma en la gestión pública. Este proyecto consistió en el diseño de una herramienta intuitiva que sustituye la planeación aleatoria tradicional por una estrategia basada en datos.
El valor central de esta transformación es la optimización de recursos ya que al dirigir con precisión las inspeccionas hacia los sujetos con mayor riesgo de incumplimiento se aumenta significativamente la tasa de detección de irregularidades y el esfuerzo institucional genera mejores resultados.
CLIENTE
Confidencial
Los detalles fueron modificados para proteger la confidencialidad
MI ROL
Diseñadora UX/UI Investigación de usuarios, diseño de interacción, visualización de datos, diseño visual, creación de prototipos y pruebas de usabilidad.
EQUIPO
1 Product Owner 1 Project Manager 6 desarrolladores 1 especialista en inteligencia artificial 1 analista de datos 1 administrador de base de datos 1 diseñadora UX/UI
DURACIÓN
18 meses
El reto
El desafío principal de este proyecto consistió en crear una solución basada en inteligencia artificial y machine learning que procesara grandes cantidades de datos para generar mejoras comprobables en la gestión de las inspecciones ambientales. El reto paralelo fue traducir esa complejidad técnica en una plataforma intuitiva que ayudara a los usuarios a tomar decisiones estratégicas con claridad y transparencia.
Entendiendo el proyecto
EL UNIVERSO DE LAS INSPECCIONES
Para diseñar una herramienta realmente útil para los usuarios fue indispensable comprender las complejidades operativas y las variables dentro del proceso de planeación, ejecución y seguimiento de las inspecciones. Logramos este entendimiento realizando varias sesiones de trabajo con los stakeholders de la institución. Este esquema sintetiza de manera muy breve el universo de las inspecciones.
PLANEACIÓN
La investigación reveló que la gestión de inspecciones no es un flujo único, tiene dos necesidades temporales y operativas distintas:
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA (anual)
Durante el último trimestre del año en curso se realiza la planeación de todas las inspecciones ordinarias que se realizarán el año siguiente. Para asegurar que estas inspecciones tengan mayor impacto ambiental posible es necesario que se hagan utilizando un sistema predictivo inteligente que identifique el riesgo de incumplimiento y los temas prioritarios a atender en el periodo.
PROGRAMACIÓN INDIVIDUAL
A lo largo del año es necesario realizar inspecciones que se derivan de situaciones contextuales, como denuncias ciudadanas, emergencias ambientales y seguimiento puntual de casos que tienen algún proceso en curso. Para agilizar esta programación es necesario gestionar los recursos en tiempo real, permitiendo al usuario equilibrar la urgencia y los plazos de ley con la disponibilidad de inspectores.
MÓDULOS
El conocimiento adquirido nos permitió entender con claridad cómo integrar la inteligencia artificial y el machine learning a los procesos de planeación y detección de irregularidades y realizar una propuesta de los módulos que conformarían el sistema.
TABLERO
Panorama general de los temas más relevantes, permite tomar decisiones basadas en evidencia, exportar datos y generar reportes ejecutivos con un solo clic.
INSPECCIONES
Módulo operativo que permite programar inspecciones individuales, dar seguimiento detallado y ejecutar acciones administrativas en cada una de las inspecciones generadas.
INSPECTORES
Módulo que permite administrar el perfil de cada uno de los inspectores y monitorear su carga de trabajo, disponibilidad y estadística de desempeño.
PLANEACIÓN ANUAL
Permite realizar la planeación anual integrando inteligencia artificial y machine learning.
IRREGULARIDADES
Utilizando análisis de datos potenciado con inteligencia artificial permite detectar posibles irregularidades y fortalecer las acciones de transparencia.
ADMINISTRACIÓN
Permite gestionar los catálogos, usuarios, permisos y parámetros del sistema.
Investigación de usuario
ENTREVISTAS CON USUARIOS
Para que la herramienta pudiera ser explotada en todo su potencial realizamos talleres exploratorios y entrevistas con usuarios, esto nos permitió priorizar funcionalidades específicas e identificar los procesos que podían automatizarse y aquellos en que era necesario que el usuario mantuviera el control.
“Necesito tener conocimiento en tiempo real del avance de las inspecciones para poder anticiparme a posibles atrasos e incluso responder a preguntas del titular o de los medios de comunicación.” DIRECTORA GENERAL
“Requiero una herramienta que me ayude a facilitar la planeación anual, actualmente utilizo Excel y es muy laborioso. También necesito saber la disponibilidad de los inspectores para asignar las inspecciones extraordinarias” RESPONSABLE DE PLANEACIÓN
“Todo el tiempo estoy generando reportes, me gustaría que la plataforma me ayudara a hacerlo más rápido.” ASISTENTE DE DIRECCIÓN
“Como en todas las áreas donde se realizan inspecciones y se aplican sanciones es posible que exista corrupción, sería muy útil poder detectar automáticamente comportamientos anómalos de los sujetos inspeccionados o de los inspectores.” RESPONSABLE DE TRANSPARENCIA
CATEGORIZACIÓN DE HALLAZGOS
Después de realizar los talleres procesamos y categorizamos la información para convertir lo expresado por los usuarios en prioridades de diseño.
DATOS ÚTILES
Los tableros de información deben responder de manera inmediata, certera y en tiempo real a las preguntas de los usuarios.
Toda la información debe estar disponible pero no en el mismo nivel, lo más importante primero y los detalles al ir navegando.
La información almacenada o generada en la plataforma debe poder exportarse y compartirse.
CONTROL
Las herramientas de inteligencia artificial deben proponer opciones para la planeación, pero deben contar con mecanismos para proporcionar parámetros iniciales y también para realizar modificaciones finales.
Toda la información relacionada con las irregularidades debe ser restringida para los perfiles indicados y no se debe realizar ninguna acción automática.
USABILIDAD
Esta plataforma será utilizada por usuarios expertos con habilidades digitales robustas, sin embargo, dada la cantidad de información es importante diseñar una navegación intuitiva.
La herramienta se utilizará la mayor parte del tiempo en equipos de escritorio, pero la consulta de la información de los tableros debe ser accesible en dispositivos móviles.
Conceptualización
COMUNICACIÓN EFECTIVA Y AVANCES CONCRETOS
Este proyecto fue el resultado de la colaboración de entre expertos en IA y machine learning y especialistas en derecho ambiental e inspección.
Aunque esta diversidad de perfiles enriqueció la solución, fue un desafío alinear visiones técnicas y legales bajo un ritmo de entrega exigente.
Para poder aprovechar todo el conocimiento disponible establecimos una dinámica de talleres de co-creación periódicos utilizando una adaptación del método del doble diamante:
La solución
TABLERO PRINCIPAL
El tablero principal es el primer punto de contacto y fue diseñado para responder a la pregunta más importante de los usuarios "¿Cómo vamos?" Para que los datos tuvieran una narrativa clara y útil, estructuramos la interfaz basándonos en las preguntas reales que los usuarios necesitan responder cada día:
¿Cuantas inspecciones llevamos este año? Métrica: Avance anual
¿Es la cantidad de inspecciones que deberíamos llevar en esta fecha? Métrica: Avance mensual vs avance esperado
¿Los inspectores enfrentan obstáculos para la ejecución de las inspecciones? Métrica: Inspecciones atendidas
¿Los sujetos inspeccionados están cumpliendo con la normativa? Métrica: Resultados de las resoluciones
¿Todas las materias están teniendo un avance significativo? Métrica: Avance por materia
¿Todos los territorios están teniendo un avance significativo? Métrica: Avance por territorio
Para optimizar la experiencia de usuario, integramos filtros que permiten personalizar los datos visualizados, además, permitimos explorar a detalle cada métrica e incluimos la posibilidad de descargar información y generar reportes ejecutivos de manera ágil.
PLANEACIÓN ANUAL
La planeación anual se construyó como un espacio de trabajo dinámico. El tablero permite a los usuarios integrar información de forma progresiva, compartir avances en tiempo real y finalmente consolidar el plan definitivo.
Un punto clave de la experiencia es la autonomía del usuario, el sistema ofrece recomendaciones inteligentes basadas en datos pero el diseño garantiza que el experto humano siempre tenga la última palabra y pueda elegir si desea aplicar las sugerencias del sistema o ajustar la planeación según su criterio profesional.
DISEÑO RESPONSIVO
Diseñamos una plataforma responsiva para garantizar que las herramientas estuvieran disponibles en cualquier momento y lugar. El enfoque principal fue permitir que los usuarios pudieran consultar los indicadores clave y el estado de la inspección de forma inmediata desde dispositivos móviles.
Pruebas de usabilidad
VALIDACIÓN Y MEJORA CONTINUA
Dado que el proyecto se desarrolló por etapas, tuvimos la oportunidad de realizar pruebas de usabilidad de los módulos conforme ibamos construyendo las primeras versiones, esto nos permitió iterar e implementar mejoras que se vieron reflejadas en la versión final. Realizamos pruebas moderadas presenciales, elegimos este método debido a la complejidad del producto.
AJUSTES MÁS RELEVANTES
Jerarquización del tablero: Originalmente las gráficas estaban agrupadas por temas en secciones extensas. Tras las pruebas, reestructuramos el tablero principal para priorizar las visualizaciones de consulta frecuente, permitiendo al usuario profundizar o filtrar la información según su necesidad específica.
Flexibilidad en la planeación: Inicialmente diseñamos la planeación anual como un proceso lineal (wizard). Sin embargo, descubrimos que no satisfacía las necesidades de los usuarios y rediseñamos la interfaz para permitir el cumplimiento de tareas en cualquier orden, ofreciendo siempre una visión clara y rápida del avance global.
Independencia del módulo de irregularidades: Identificamos que este módulo requería un espacio propio y separado del tablero principal para poder incluir funcionalidades específicas y niveles de seguridad adecuados para la información sensible.
Interacción humano-IA: Un hallazgo fundamental fue el rechazo de los usuarios a los campos "prellenados" por la IA. Ajustamos el diseño para que las sugerencias de la IA no fueran invasivas y el usuario tuviera la libertad de aceptarlas o ignorarlas.
Impacto y siguientes pasos
IMPACTO
El uso de esta plataforma que utiliza inteligencia artificial y análisis predictivo duplicó la tasa de precisión de las inspecciones en comparación con el uso de algoritmos aleatorios.
Otros logros alcanzados fueron:
Optimización de recursos: Redujimos el tiempo invertido en procesos operativos como la planeación anual, gestión de personal y seguimiento de inspecciones.
Agilidad en la comunicación: Facilitamos el proceso para compartir información con la exportación de datos y la generación instantánea de reportes ejecutivos.
Transparencia: Fortalecimos la transparencia mediante la identificación automatizada de patrones anómalos y posibles irregularidades.
SIGUIENTES PASOS
Nuestra colaboración concluyó con la implementación exitosa de la plataforma, la capacitación de los equipos y la entrega de la documentación técnica. Sin embargo, este es solo el inicio de un proyecto que continuará evolucionando.
La implementación de herramientas predictivas de inteligencia artificial y machine learning ha resultado muy útil para optimizar la toma de decisiones estratégicas en la administración pública y permite brindar mejores resultados con presupuestos menores, sin embargo, para que estos resultados sigan mejorando es necesario que todas las instituciones que proporcionan la información con la que se llevan a cabo estos análisis continuen aumentando la cantidad y calidad de sus datos.
Los detalles fueron modificados para proteger la confidencialidad
